“Essencialismo” nas Rotinas e Mais Criatividade. É Possível?

“Essencialismo” nas Rotinas e Mais Criatividade. É Possível?

Rotinas, embora possam parecer monótonas, são peças-chave na nossa jornada diária. Organizar as rotinas essenciais nos permite gerenciar com mais eficiência o nosso tempo, um recurso inestimável, já que uma vez perdido, não há como recuperá-lo.

A dificuldade em administrar o tempo é comum e remete à necessidade de antecipação. Recordo-me de quando criança, buscava boas notas sem sacrificar o sono. Iniciava os estudos com antecedência, dedicando um pouco a cada dia, reservando a véspera da prova apenas para revisão. Essa estratégia funcionava; enquanto a maioria ficava exausta por estudar até tarde, eu mantinha um equilíbrio, compreendendo cedo a importância do planejamento antecipado.

Não é fácil administrar o tempo… Recentemente, li o livro ‘Essencialismo’, do autor Greg McKeown, que colocou por escrito coisas que tenho visto e vivido, e que são muito relevantes no dia a dia de qualquer pessoa. São coisas que aprendemos na prática diária, algumas desde a infância, como mencionei, e outras por meio de técnicas como o lean management, por exemplo.

Segundo o autor do livro, dormir oito horas por noite e fazer um intervalo de sono de 30 minutos durante o dia são fundamentais para descansar o corpo e principalmente a mente. O planejamento antecipado, com margem para imprevistos, dizer não para coisas não essenciais, focar no principal e no momento presente para fazer bem-feito o que está sendo feito, dizer sim para a multitarefa, mas dizer não para o multifoco. Não absorver o problema do outro para se preocupar desnecessariamente… É muito interessante, pois libera espaço na mente quando o trabalho mental é transferido para áreas menos sobrecarregadas, permitindo foco em outras questões e, além disso, torna-nos mais criativos! Achei essa explicação incrível para algo que sabia que funcionava, mas que ainda não tinha visto uma explicação. Isso tudo aumenta nossa produtividade

Esses insights não só aprimoram a eficiência, mas também influenciam minha vida pessoal, especialmente no relacionamento com meu filho, que enfrenta desafios com hiperatividade e impulsividade. Estratégias para lidar com imprevistos tornaram-se cruciais; antecipar dificuldades para dormir, por exemplo, requer preparo mental, como meditação e leituras. Também um preparo físico para estar mais condicionado, planejar a alimentação… As estratégias são muitas! Procurar um local com internet cabeada para diminuir o risco da conexão cair durante uma prova online e perder o foco, pois para alguém com esse tipo de distúrbio qualquer distração pode causar perda de foco, especialmente quando não é uma atividade prazerosa.

A maior aprendizagem vem, em geral, das relações familiares. Lidar com colegas de trabalho e amigos é mais simples, pois não há constante convivência. Já em casa, o desafio é maior, mas igualmente enriquecedor.

Pensando rotineiramente sobre todos esses aspectos, quando converso com meus mentorados, por exemplo, sempre pergunto sobre como gerenciam o tempo deles e começamos a elaborar estratégias. Muitas vezes, eles desejam realizar outras tarefas, mas suas agendas executivas consomem todo o tempo disponível. E pior, na maioria das vezes, as agendas no Outlook seguem o princípio de ‘quem chegar primeiro, ocupa o lugar’, o que resulta em caos. Como consequência, a produtividade é completamente comprometida. Resolução problemas de forma não estruturada, torna a agenda ainda mais desorganizada; reuniões semanais ou mensais longas e sem estrutura de tempo os afastam das equipes operacionais, deixando-os presos em reuniões durante todo o dia. Ao final do dia, estão cansados e sem energia para se organizar para o próximo dia, o que perpetua esse ciclo. Uma parte significativa de suas agendas é composta por ciclos de repetição diária, semanal ou mensal, que poderiam ser programados previamente, juntamente com outras atividades de resolução de problemas, sessões de coaching com seus colaboradores diretos, projetos específicos, visitas ao gemba ou áreas onde o trabalho ocorre, entre outras coisas.

Se já sabemos que tudo isso vai acontecer, por que não organizar um mês antes e alinhar com os níveis superiores, inferiores e, às vezes, com pares mais próximos?

Independentemente da profissão ou posição hierárquica, cuidar do tempo é essencial. Organização e antecipação são chaves para uma vida mais gerenciável. Simplificar a vida profissional e pessoal começa com o cuidado e a valorização desse recurso precioso: TEMPO.”

“Essentialism” in Routines and More Creativity. Is It Possible?

Routines, though they may seem monotonous, are key components of our daily journey. Organizing essential routines allows us to manage our time more efficiently, an invaluable resource, since once lost, it cannot be recovered.

Difficulty in managing time is common and highlights the need for anticipation. I recall my childhood days when I sought good grades without sacrificing sleep. I started studying in advance, dedicating a bit each day and reserving the day before the test only for revision. This strategy worked; while most of colleagues were exhausted from late-night studying, I maintained balance, understanding early on the importance of proactive planning.

Managing time isn’t easy. Recently, I read ‘Essentialism’ by author Greg McKeown, which put into words things I’ve seen and experienced, highly relevant in the day-to-day life of any person. They are things we learn through daily practice, some since childhood, as I mentioned, and others through learning along my career sometimes using techniques such lean management, for example.

According to the book’s author, getting eight hours of sleep per night and taking a 30-minute nap during the day are crucial to resting the body and, most importantly, the mind. Proactive planning, allowing for unexpected occurrences, saying no to non-essential things, focusing on the main task and the present moment to perform tasks well, saying “yes” to multitasking but “no” to multitasking focus. Not absorbing others’ problems unnecessarily… All this frees up mental space when mental work is shifted to less burdened areas, allowing focus on other matters and, moreover, making us more creative! I found this explanation incredible for something I knew worked but hadn’t seen an explanation for. All this enhances our productivity!

These insights not only improve efficiency but also influence my personal life, especially in my relationship with my son, who faces challenges with hyperactivity and impulsiveness. Strategies for dealing with the unexpected have become crucial; anticipating difficulties in sleeping, for example, requires mental preparation, such as meditation and reading. Also, physical preparedness, planning meals… There are many strategies! Finding a place with wired internet to reduce the risk of connection dropping during an online test and losing focus because for someone with this type of disorder, any distraction can cause a loss of focus, especially when it’s not a pleasurable activity.

The most significant learning generally comes from family relationships. Dealing with colleagues at work and friends is simpler since there isn’t constant coexistence. At home, the challenge is greater but equally enriching.

Reflecting routinely on all these aspects, when I converse with my mentees, for instance, I always inquire about how they manage their time, and we begin devising strategies. Often, they wish to accomplish other tasks, but their executive schedules consume all available time. Worse yet, most of the time, their “Outlook schedules” follow the principle of ‘first come, first serve,’ resulting in chaos. Consequently, productivity is completely compromised. Addressing problems in a non-structured way make even more disorganized; lengthy weekly or monthly meetings distance them from operational teams, leaving them stuck in meetings throughout the day. By day’s end, they’re tired and lack the energy to organize for the next day, perpetuating this cycle. A significant portion of their agenda consists of daily, weekly, or monthly recurring cycles that could have been pre-scheduled, along with other problem-solving activities, coaching sessions with their direct reports, specific projects, gemba visits, or areas where work occurs, among other things.

If you already know all of this will happen, why not organize a month in advance and align with other levels in the organization, below, above and peers?

Irrespective of profession or hierarchical position, managing time is crucial. Organization and anticipation are keys to a more balanced life. Simplifying professional and personal life starts with caring for and valuing this precious resource: “TIME”.